如果眾多的發(fā)票、訂單、收貨記錄等紙質(zhì)文件正嚴(yán)重影響著公司的效率和對(duì)客戶的服務(wù)質(zhì)量，那么就有必要試試用文件管理來解決它。
國內(nèi)一家大型的物流公司正在為每天都有大量的收貨記錄而感到困惑，每天成千上萬的收支單據(jù)，各種票據(jù)的管理讓公司高層苦不堪言，“一旦客戶向我們索要過去的記錄和發(fā)票的時(shí)候，通常要一周或者更長的時(shí)間我們才能做出反應(yīng)”，該公司的一位高層表示這種局面已經(jīng)嚴(yán)重影響了公司的服務(wù)效率和質(zhì)量。
這種情況在大量使用紙質(zhì)發(fā)票、單據(jù)的公司里并不少見，如果是基于原來的管理方式采用紙張查詢，效率很低，而且紙質(zhì)文件很容易丟失。那么有沒有可能采用收貨記錄服務(wù)建立一個(gè)在線平臺(tái)，就可以讓全國各地、甚至全球的客戶去網(wǎng)上查自己的訂單或者貨物運(yùn)出的狀態(tài)，企業(yè)就可以省去很大一筆管理費(fèi)用，同時(shí)也極大地提高了企業(yè)的運(yùn)營效率？
富士施樂最近就在中國推出了專門關(guān)注企業(yè)財(cái)務(wù)管理，幫助客戶提高效率、控制成本的服務(wù)項(xiàng)目——財(cái)務(wù)管理服務(wù)。
財(cái)務(wù)難題源自文件
千萬不要誤會(huì)了富士施樂怎么做起財(cái)務(wù)管理了，其實(shí)這種財(cái)務(wù)管理的核心還是文件管理。財(cái)務(wù)管理服務(wù)(FAS，F(xiàn)inanceand Administration Services)，它是一種精簡(jiǎn)并優(yōu)化在客戶核心財(cái)務(wù)流程中與處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息相關(guān)的文件管理服務(wù)。說得簡(jiǎn)單一些，財(cái)務(wù)管理服務(wù)其實(shí)是文件管理服務(wù)的一種。
財(cái)務(wù)管理服務(wù)主要處理的是非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)信息。非結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)信息，就是基于紙質(zhì)文件存在的信息。在財(cái)務(wù)部這樣的文件非常多，無論是發(fā)票、訂單、收貨記錄以及報(bào)表和各方面的票據(jù)等等，都是基于紙質(zhì)的非結(jié)構(gòu)化信息。
據(jù)富士施樂全球服務(wù)部業(yè)務(wù)發(fā)展經(jīng)理陳雪波介紹，如何把這些非結(jié)構(gòu)化信息有效管理起來，從而為企業(yè)的日常運(yùn)作提供相關(guān)支持，這就是FAS專注的重點(diǎn)。
企業(yè)財(cái)務(wù)管理中存在很多個(gè)流程，包括固定資產(chǎn)的管理、總帳、財(cái)務(wù)管理、財(cái)務(wù)報(bào)告、財(cái)務(wù)支付和財(cái)務(wù)收款等等。富士施樂之所以選擇財(cái)務(wù)支付服務(wù)作為重點(diǎn)服務(wù)產(chǎn)品來拓展，是因?yàn)閺呢?cái)務(wù)流程的特點(diǎn)上看，財(cái)務(wù)支付流程是一個(gè)高交易量和占用大量人力的流程，同時(shí)也是一個(gè)文件密集的流程。
統(tǒng)計(jì)顯示，有70%－80%的交易量是集中在財(cái)務(wù)支付和財(cái)務(wù)收款上，這兩個(gè)流程中的文件發(fā)生量最大。文件合約、發(fā)票、訂單、收貨記錄，這些文件在企業(yè)中一般都是以紙質(zhì)方式存在，這些紙質(zhì)文件最后都會(huì)歸攏到財(cái)務(wù)部門進(jìn)行相關(guān)的處理，這就造成了企業(yè)在這兩個(gè)方面的管理壓力非常大。因此，富士施樂會(huì)首先重點(diǎn)拓展財(cái)務(wù)支付服務(wù)。
一般來說，財(cái)務(wù)管理服務(wù)包括四個(gè)內(nèi)容：財(cái)務(wù)支付服務(wù)Accounts Payable(AP)、財(cái)務(wù)收款服務(wù)Accounts Receivable(AR)、收貨記錄服務(wù)Proof of Delivery(PoD)、合約管理服務(wù)ContractManagement，很多時(shí)候合同是歸財(cái)務(wù)部管理的，由于合約的存儲(chǔ)量太大，如果合約管理沒有建立一個(gè)非常好的系統(tǒng)，查詢工作就會(huì)成為一個(gè)很大的問題。
文件管理讓財(cái)務(wù)更簡(jiǎn)單
由此可以看到，財(cái)務(wù)管理服務(wù)幫助企業(yè)發(fā)掘隱藏的機(jī)會(huì)來節(jié)約開支，并通過精益6西格瑪?shù)姆椒ú捎脭?shù)字化的技術(shù)來完善那些文件密集的業(yè)務(wù)流程，進(jìn)而加速企業(yè)的重大決策過程。
